تنظيم المعارض و المؤتمرات


تنظيم المعارض و المؤتمرات

تحتاج المنظمات دائماً إلي أنشطة وفعاليات حتى تصل إلي القطاع العريض مـن جمهورها المستهدف بخدماتها .

هـذه الأنشطة تأخذ شكل فعاليات ومؤتمرات وندوات أو ورش عمل دورات مسابقات وخلافه .

لهذا أصبحت الأحداث الخاصة كالمؤتمرات والمعارض والمهرجانات والاحتفالات سواءً الوطنية أو المؤسسية أو الشخصية تمثل واحدة من أهم الأعمال التي تشغل أنشطة جهات عدة ما بين وزارات ومؤسسات وكيانات مستقلة .

فمن ناحية نجد أن العديد من الدول ومن بينها الدول العربية أصبحت تولي إهتمام متزايد لاستضافة وتنظيم الأحداث الخاصة سواءً التراثية أو الرياضية أو الخيرية أو الإقتصادية أو التربوية أو الأمنية أو السياحية أو غيرها وذلك سعياً وراءتحقيق عدة أهداف منها الإقتصادي والحضاري والاجتماعي والخيري والتربوي والإعلامي والأمني .

كذلك الحال على مستوى المنظمات أصحبت الحاجة إلى فهم أعمق وإحترافية في تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات حاجة ملحة ، وقد تشكل لدى القيادات العليا في إدارات المنظمات المحتلفة قناعات تفترض بأنه حتى تجني المنظمة ثمار هذه الفعاليات والمؤتمرات يجـب أن تخطط لهذه الفعاليات بصورة مميزة وفاعلة.

واليوم تعتبر خدمات تنظيم المعارض و المؤتمرات الاحترافية من الأنشطة التي تزايد عليها الطلب في العصر الحديث و ذلك تلبية لكثرة الفعاليات التي تقوم بها مختلف الشركات و المؤسسات بل و المنظمات ، و لمختلف الأهداف كذلك ، و قد أدى ذلك لتخصص بعض الشركات في هذا النشاط تحديداً تلبية للطلب المتزايد عليه.

وهو ما استتبعه ظهور الحاجة لوجود فرق عمل قادرة على تخطيط وتنفيذ تلك الأحداث بأسلوب علمي فعال يحقق أهداف المنظمة من تنظيم هذه الفعاليات والمؤتمرات .

ويرى غالبية المعنيين بتخطيط وتنظيم وإدارة الأحداث الخاصة أن النجاح التنظيمي لتلك الفعاليات يعتمد بصفة اساسية على ما يمكله فريق العمل من معرفة وخبرات متراكمة .

لهذا فقد بدأت المنظمات في البحث في علوم ونظم الإدارة الحديثة خاصة فيما يتعلق بالتسويق و إدارة القوى العاملة عن المعارف والخبرات التي تنمي معارف وقدرات ومهارات أفرادها المكلفين بعقد المعارض والمؤتمرات والاحتفالات والفعاليات والندوات والاجتماعات وتزوهم بأحدث المعارف والخبرات والتقنيات في هذا المجال من خلال برامج تدريبية من قبل خبراء في مجال تخطيط وتنظيم وإدارة الفعاليات والمؤتمرات وذلك توفيراً للمال والجهد والوقت ورفعاً لكفاءة وفعالية العاملين في هذا المجال بما يحقق أهداف الممنظمات من تنظيم هذه الفعاليات والمؤتمرات .

هل تنظيم الفعاليات والمؤتمرات بحاجة علم أم فن ؟

تحتاج العديد من القطاعات المجتمعية إلى القيام بالعديد من الفعاليات التي تساعدها للوصول للمجتمع و مخاطبة فئات محددة من الجمهور برسالة معينة.

ويستخدم في ذلك العديد من الفعاليات و منها المؤتمرات و المعارض و التي تتميز بالعديد من المميزات و منها تعريف الجمهور بأبعاد فكرة معينة أو منتجات محددة وتساهم كذلك في تبادل الأفكار و المعلومات و تنمية القدرات الذهنية من خلال العصف الذهني و تبادل الأفكار و المعلومات كما تساهم كذلك في تكوين العديد من العلاقات المتميزة بين الحضور و نشر المعرفة و تساعد أيضا في اتخاذ قرارات محددة تجاه قضية ما أو الوصول للغة تفاهم مشتركة يتم من خلالها إرساء قواعد متميزة للتواصل بين أهل التخصص الواحد.

و يعتمد لنجاح المؤتمر و المعرض أولاً تحديد الهدف منه و من ثم تحديد الفئات التي يجب دعوتها للحضور و تحديد مكان و توقيت المؤتمر و قد يتم كذلك عمل برنامج محدد للموضوعات التي سيتم مناقشتها خلال المؤتمر و يتم إبلاغ المشاركين في المؤتمر بكل المعلومات المتطلبة من خلال البريد الإلكتروني أو الهاتف أو حتى من خلال استمارة رأي و معرفة و دراسة رأيهم و أفكارهم عن القضايا المطروحة للنقاش و عمل التعديلات المطلوبة في ضوء ما تسفر عنه نتائج هذه الاستمارات.

و في كثير من الأحيان يتطلب الأمر تحقيق المزيد من التخطيط المسبق و التنظيم و الذي يشمل  تحديد المتحدثين الرئيسيين و الجمهور و توقيتات تحدث الجمهور و من سيتولى تنظيم المناقشة و تحديد الأوقات المخصصة للحديث و يشمل كذلك التنظيم للمؤتمرات و المعارض تحديد الرسوم المالية المتطلبة من المشاركين إذا تواجد حفل استقبال في المؤتمر أم لا و هل توجد مطبوعات محددة سيتم توزيعها على المشاركين في المؤتمر.

و في مرحلة التنفيذ و التي تلي مرحلة التخطيط للمؤتمر أو المعرض يجب تصميم جداول زمنية محددة للانتهاء من حجز مكان المؤتمر أو المعرض و الانتهاء من إرسال الدعوات مع تحديد مهلة لتنفيذ كل تلك المهمات و الإجراءات المرتبطة بها من موافقات أمنية أو إدارية و غيرها.

كما يجب التحقق من مستلزمات نجاح المؤتمر من حيث التحقق من قوائم أسماء المشاركين و الأطعمة و المشروبات التي سيتم تقديمها و تحديد الجهات الإعلامية التي ستقوم بتغطية المؤتمر و نشر فعالياته و تنظيم تجهيزات الإقامة للضيوف حال الحاجة لذلك.

و بعد الانتهاء من فعاليات المؤتمر أو المعرض يتم تقديم استبيان للرأي للمشاركين فيه و يتم استعراض آرائهم بشأن الفعاليات التي تمت و الموضوعات التي تم مناقشتها و سائر الخدمات المرتبطة بالمؤتمر على أن تكون أسئلة الاستبيان محددة الإجابات مع إضافة مقترحات للتعامل مع السلبيات حال وجودها لضمان تحقيق المؤتمرات و المعارض المختلفة للأهداف المتطلبة منها.

وإن المتأمل في كل ما سبق من خطوات يجد عمليات تنظيم وإدارة الفعليات والمؤتمرات هي عمليات تتجسد في فيها وظائف علم الإدارة وإدارة المشاريع الإحترافية PMP ، حيث تعتبر تتطلب من القائمين عليها تعلم معارف ومهارات وخبرات متجددة تساهم في رفع قدرتهم في تنفيذ الفعاليات بإحترافية بأقل جهد وتكلفة ووقت وأعلى جودة ممكنة .

و يتمثل التنظيم الاحترافي للمعارض و المؤتمرات في كونه نشاطاً مدروساً ذو منهجية علمية مقننة أصبحت اليوم تدرس ضمن مقررات كليات العلاقات العامة وتستخدم فيها أساليب معتمدة و موافقة للمعايير الدولية مع الاهتمام بالبحث عن الابتكار و  تصميم الأفكار الجديدة .

دور المؤتمرات والندوات والمعارض في تحقيق أهداف المنظمة والمجتمع

تعد الفعاليات والمؤتمرات والندوات من الأساليب الفعالة في الترويج لقضايا المنظمة والمجتمـع وتوعيـة منسـوبي المنظمة وعملائها والمجتمع ، حيث تسهم فيما يلي:

تزويد الجماهير بفكرة عن الأبعاد الأساسية لقضايا المجتمع مثل قضايا السكان والبيئـة ، والمـرأة ، والدراسة ، وما إلى ذلك.

تدريب المجتمع داخل المنظمة وخارجها على الانخراط بصورة فاعلة في مجال صنع السياسـات العامـة و إصـدار القرارات وإقامة العلاقات مع وسائل الإعلام وتنمية القدرات الذهنية.

التوصل إلى لغة مشتركة ، او موقف أو سلوك مشترك إتجاه قضية معينة ، وتعزز قنوات التواصـل بين المهتمين بقضية ما ، كما تتحسن قدرتهم على نقل الرسالة إلى المجتمع .

التقريب بين مختلف وجهات النظر والآراء المتنوعة وتوفير الفرص للدعم المتبادل والتعلم.

أهمية المعارض والفعاليات والمؤتمرات في تحقيق أهداف المنظمات

تبرز أهمية الفعاليات والمعارض و المؤتمرات بشكل عام من خلال كونها تقدم للمنظمة فرص متميزة للتفاعل المباشر مع الجمهور المستهدف و طرح الرؤى و الأفكار و تقديم المعلومات الكاملة بصورة واضحة ما يساعد في التسويق المباشر و زيادة حجم المبيعات في حال كونه معرضاً استهلاكياً كما يساعد في زيادة التسويق و جذب الأنظار في حال كونه مؤتمراً جماهيرياً و لكن السلعة في هذه المرة تكون المعلومة و قيمتها .